Volt genera y agenda la cita, y nos la asigna a nosotros para cerrarla. Esa cita ya tiene trabajo hecho encima: alguien llamó, calificó al cliente y lo convenció de sentarse con nosotros. La cita no empieza cuando te conectás — empieza cuando te la asignan en el grupo.
Este proceso existe por una razón concreta: en el pasado hubo citas asignadas a las que el closer no se presentó. El cliente quedó esperando, y quien quedó mal fue E-Minded frente a Volt. Todo lo que sigue está diseñado para que eso no vuelva a pasar.
Cómo llega la cita
Volt asigna las citas por el grupo de WhatsApp. En ese mismo mensaje entregan todo lo que levantaron durante la calificación.
| Qué entrega Volt | Para qué te sirve |
|---|---|
| Grabación de la llamada | Es tu pre-call. Escuchás en las palabras del cliente qué le dijeron, qué esperaba y qué objeción ya asomó |
| Dirección | Zona, utility y tipo de propiedad. Si la cita es presencial, además define tu logística |
| Notas de la cita | Bill, situación del cliente, quién toma la decisión y cualquier detalle que levantó el que agendó |
No pidas en la cita información que Volt ya te entregó. Preguntar de nuevo lo que el cliente ya contestó le dice que no leíste nada — y es la forma más rápida de perder autoridad en los primeros tres minutos.
Al recibir la cita
- Confirmá en el grupo que la tomaste. Un mensaje corto con tu nombre alcanza. Así queda registrado quién es el closer asignado y Volt sabe que la cita tiene dueño.
- Escuchá la grabación completa antes de la cita, no cinco minutos antes.
- Revisá las notas y la dirección — utility, tipo de techo si se ve, zona y solicita el diseño con tiempo.
- Cargá la cita en HighLevel con la información que Volt entregó.
El Paso 1 del Playbook del Closer dice "revisá el CRM". En las citas de Volt, el CRM lo llenás vos con lo que Volt ya levantó. Si no cargaste nada en HighLevel, el pre-call no existe.(Puedes solicitar que un miembro del equipo de Eminded te ayude a colocar la cita en el sistema)
Quién confirma la cita
Normalmente confirma Volt. Ellos hacen la confirmación con el cliente por su cuenta, como parte de su proceso.
Nosotros podemos llamar para confirmar directamente — pero no es lo esperado por defecto, y nunca en silencio.
Si vas a llamar al cliente para confirmar, avisá primero en el grupo. Dos confirmaciones el mismo día, de dos personas distintas y con dos versiones distintas, le dan al cliente la impresión de que no estamos coordinados.
La regla más importante — comunicación única
Si de todo este documento vas a recordar una sola cosa, que sea esta. El cliente tiene que escuchar una sola versión de los hechos, venga de Volt o venga de nosotros. Todo lo demás del proceso se puede recuperar; una contradicción delante del cliente, no.
Cualquier movimiento o comunicación con el cliente se avisa en el grupo.
No es burocracia. Resuelve dos problemas que ya pasaron:
- Doble confirmación — Volt confirma, el closer confirma otra vez, y el cliente recibe dos llamadas por lo mismo.
- Información contradictoria — Volt le entrega una información al cliente y el closer le entrega otra distinta. El cliente se queda sin saber a quién creerle, y eso mata la venta antes de empezar.
| Qué avisás en el grupo | Cuándo |
|---|---|
| Tomaste la cita | Apenas te la asignan |
| Vas a llamar al cliente | Antes de llamar |
| Hablaste con el cliente | Al terminar, con lo que le dijiste |
| Se reprogramó la cita | En el momento, con la nueva fecha y hora |
| El cliente canceló o no responde | En el momento |
| Resultado de la cita | Al terminar la cita |
Durante la cita
Cita virtual
Volt se conecta a la reunión. Se conectan para verificar dos cosas concretas:
- Que el closer entró a tiempo.
- Que le entregó al cliente al menos la introducción.
No se conectan a auditar tu pitch ni a corregirte adelante del cliente. Se conectan a verificar que el cliente que ellos consiguieron está siendo atendido. Una vez confirmado eso, la cita es tuya y la persona se marcha de la reunión.
Cita presencial
Mismo estándar de puntualidad, sin acompañamiento. La verificación la hace el reporte que dejás en el grupo.
El estándar es estar conectado antes de la hora. No a la hora: antes. Si tenés un problema real y vas a llegar tarde, avisalo en el grupo apenas lo sepas — con aviso se resuelve, sin aviso es un no-show.
Importante : para las citas , ya tanto presencial como virtual , en caso de que sea un “No Show” o “Cancelled” enviar pruebas de buena fe de que estábamos disponibles y se hizo el trabajo.
Si el closer no se presenta
Un no-show es una cita a la que el closer no se conectó y sobre la que no avisó nada. En virtual, Volt lo ve en el momento.
Qué pasa:
- Se escala al manager. No queda en el grupo ni se resuelve entre closers.
- Según el caso, el closer puede dejar de recibir citas asignadas. Lo decide el manager, mirando qué pasó y si viene repitiéndose.
Avisar cambia todo. Un problema real avisado a tiempo se reagenda y no cuenta como no-show — lo que no tiene arreglo es el silencio, porque del otro lado queda un cliente esperando solo.
Después de la cita
Son dos entregas, no una. Hacer una sola deja el proceso a medias.
1. Update en el grupo de WhatsApp
Respondé en el grupo, a quien asignó la cita, con el resultado. Es la gente que consiguió ese cliente: se enteran por vos o no se enteran.
2. Resultado en HighLevel
Actualizá el CRM con el resultado de la cita. Como mínimo:
- Resultado de la cita
- Qué pasó, en dos o tres líneas
- Próximo paso concreto y con fecha
| Resultado | Qué significa |
|---|---|
| Cerrada | Contrato firmado. Sigue el handoff a operaciones |
| Seguimiento | Hubo pitch, no hubo firma. Anotá la objeción real y la fecha del próximo contacto |
| Reprogramada | Con nueva fecha y hora, ya coordinada con el cliente |
| No calificó | Con el motivo: bill, crédito, techo, propiedad alquilada |
| Cliente no se presentó | El closer estuvo, el cliente no. Avisá en el grupo para que se reagende |
El update va apenas termina la cita, antes de pasar a la siguiente. Una cita reportada al día siguiente ya no sirve para reaccionar — el cliente se enfrió y nadie pudo hacer nada.